Les vacances sont des temps libres auxquels tous les employés canadiens ont légalement droit. Elles sont régies par les normes d’emploi ou du travail, selon le territoire de compétence. Les normes définissent à la fois la durée et la valeur des vacances. Le but est que chaque employé puisse jouir d’au moins deux semaines chômées par année, mais avec continuité de rémunération.
Les vacances s’acquièrent sur une durée de 12 mois, communément appelée période de référence aux fins des vacances. Cette période de référence peut être l’année civile ou l’année financière de l’organisation, mais elle peut aussi débuter à la date anniversaire d’embauche de l’employé. Il incombe à l’employeur de s’assurer que les vacances prévues par la loi sont prises. Suivant un préavis adéquat, l’employeur a le droit de décider de l’horaire de vacances de ses employés. En outre, plusieurs territoires de compétence permettent le fractionnement des vacances. Les vacances peuvent être prises en un seul bloc de deux semaines, en deux blocs d’une semaine, ou même en blocs d’une journée dans certains territoires de compétence comme l’Ontario, pourvu que l’employé et l’employeur y consentent par écrit. En règle générale, un employé ne peut pas renoncer à son droit au minimum de vacances prévu par la loi. Il ne peut pas non plus demander d’être compensé en argent au lieu de prendre ses vacances.
Quant à l’indemnité de vacances, elle s’accumule durant l’année de référence, selon un pourcentage de la rémunération ouvrant droit à vacances. La rémunération ouvrant droit à vacances varie d’un territoire de compétence à l’autre. Au lieu de toucher sa rémunération régulière, l’employé touche son indemnité de vacances lorsqu’il prend ses vacances. À la fin de l’année, l’employé qui a pris toutes ses vacances est censé avoir épuisé son indemnité de vacances accumulée. Cependant, comme certains territoires de compétence acceptent d’autres types de revenus que le salaire normal en tant que rémunération ouvrant droit à vacances (par exemple, les heures supplémentaires et les primes d’encouragement), il se pourrait que l’employé accumule un plus gros montant d’indemnité de vacances que ce qui lui a été remis lorsqu’il a pris ses vacances. Un rapprochement des comptes d’indemnité de vacances s’impose donc et tout solde, le cas échéant, doit être versé à l’employé à l’intérieur des délais prévus par les lois du territoire de compétence concerné.
Ce type de rapprochement des comptes doit aussi être effectué à la cessation d’emploi. Le solde de l’indemnité de vacances, le cas échéant, doit être versé à l’employé qui quitte. L’employeur peut aussi permettre à l’employé de prendre des vacances avant de les avoir acquises, auquel cas il est possible d’engendrer un trop-payé de vacances si l’emploi prend fin avant l’année de référence. Bien que certains territoires de compétence permettent de prélever les sommes payées en trop de la dernière paie, y compris les avances sur vacances, il est de bonne pratique d’obtenir l’autorisation de l’employé par écrit avant de procéder à de telles déductions.