Cet outil d'aide à la décision permet de déterminer la province d'emploi (PE) ainsi que les formulaires de cotisations sociales et les retenues obligatoires pour les employés résidant au Canada, y compris dans les cas de travail à distance.
Répondez aux questions suivantes afin de déterminer la province d'emploi appropriée ainsi que les exigences et les considérations fiscales applicables.
Employé non-résident
Cet outil est destiné exclusivement aux employeurs dont les employés sont des résidents canadiens. Les obligations fiscales des employés non-résidents seront déterminées conformément aux conventions fiscales applicables et aux faits et circonstances propres à chaque cas.
Il y a entente de travail à distance à temps plein entre l'employeur et l'employé lorsque cette entente est soit temporaire ou permanente. L'employeur demande à ses employés d'exercer leurs fonctions à temps plein à distance ou leur permet de le faire. Ces fonctions doivent être exercées dans un ou plusieurs lieux qui ne sont pas des établissements de l'employeur.
Lorsqu'une entente de travail à distance est en vigueur, compte tenu des indicateurs applicables, peut-on raisonnablement considérer que l'employé est rattaché à un établissement de l'employeur?
Indicateur principal
En l'absence d'entente de travail à distance, l'employé se rendrait-il physiquement au lieu de travail de l'employeur?
Indicateurs secondaires
Pour déterminer l'établissement de l'employeur concerné, il convient de se demander où l'employé se présenterait normalement au travail si l'entente de travail à distance n'existait pas. Les facteurs pertinents sont les suivants:
L'établissement où l'employé participerait à des réunions en personne (par n'importe quel moyen de communication)
L'établissement où l'employé recevrait le matériel, l'aide ou l'équipement nécessaires à son travail
L'établissement où l'employé se rendrait en personne pour recevoir des directives de l'employeur (par n'importe quel moyen de communication)
L'établissement qui serait responsable de l'employé ou qui le superviserait, tel qu'indiqué dans son contrat
L'établissement où l'employé se présenterait selon la nature des fonctions qu'il exerce
L'employé se présente physiquement à un seul établissement
La « province d'emploi » (PE) correspond à l'endroit où l'employé se présente physiquement pour travailler à l'établissement stable ou réputé de l'employeur.
L'employé se présente physiquement à son travail dans plusieurs établissements
La « province d'emploi » (PE) correspond à l'emplacement de l'établissement de l'employeur où l'employé a passé le plus de temps. Si l'employé a passé autant de temps dans plusieurs établissements, indiquez l'établissement où il a travaillé en dernier.
Si le temps de travail a été réparti à parts égales entre le Québec et une autre province ou un autre territoire, RQ considérera que l'intégralité de la période de paie a été effectuée au Québec, même si le Québec n'était pas le dernier lieu de travail.
Ne relève d'aucun établissement
La « province d'emploi » (POE) correspond à la province où se trouve l'établissement de l'employeur à partir duquel l'employé est rémunéré, ou bien où sont enregistrés les revenus et les dépenses aux fins de la déclaration T2 (déclaration de revenus des entreprises).
L'employeur n'a pas d'établissement au Canada
Au Canada, l'emploi est envisagé au-delà des limites d'une province.
Exigences fiscales et autres exigences:
Formulaire d'impôt: TD1
Retenues à la source : Régime de pensions du Canada (RPC), Assurance-emploi (AE), impôt fédéral sur le revenu
Indemnisation des accidents du travail : Les exigences en matière de couverture varient selon la province ou le territoire et dépendent généralement du lieu où l'employé exerce physiquement ses fonctions. L'inscription de l'employeur peut être obligatoire, facultative ou faire l'objet d'une exemption.
Loi sur les normes d'emploi : province ou territoire où l'employé exerce physiquement ses fonctions. Les employés relevant de la compétence fédérale sont assujettis à la partie III du Code canadien du travail. Les employés syndiqués sont assujettis aux dispositions de leur convention collective.
Formulaire d'impôt: T4
Province d'emploi:
Exigences fiscales et autres exigences:
Formulaires d'impôt: TD1 et TD1 ()
Retenues à la source : Régime de pensions du Canada (RPC), Assurance-emploi (AE), impôt sur le revenu fédéral et provincial
Indemnisation des accidents du travail : Les exigences en matière de couverture varient selon la province ou le territoire et dépendent généralement du lieu où l'employé exerce physiquement ses fonctions. L'inscription de l'employeur peut être obligatoire, facultative ou faire l'objet d'une exemption.
Loi sur les normes d'emploi : province ou territoire où l'employé exerce physiquement ses fonctions. Les employés relevant de la compétence fédérale sont assujettis à la partie III du Code canadien du travail. Les employés syndiqués sont assujettis aux dispositions de leur convention collective.
Formulaires d'impôt: T4
Impôt sur le salaire : Les employés qui travaillent dans les Territoires du Nord-Ouest et/ou au Nunavut peuvent être assujettis à un impôt sur le salaire de 2 %, que l'employeur est tenu de retenir sur leur rémunération imposable. Pour plus de détails, veuillez vous référer à la ligne directrice de l'Institut intitulée « Lignes directrices des meilleures pratiques de paie relatives à la province d'emploi ».
Province d'emploi: Québec (QC)
Exigences fiscales et autres exigences:
Formulaires d'impôt: TD1 et TP-1015.3
Retenues à la source : Régime de retraite du Québec (RRQ), Assurance-emploi (AE), Régime québécois d'assurance parental (RQAP), impôt sur le revenu fédéral et québécois
Indemnisation des accidents du travail : Les exigences en matière de couverture varient selon la province ou le territoire et dépendent généralement du lieu où l'employé exerce physiquement ses fonctions. L'inscription de l'employeur peut être obligatoire, facultative ou faire l'objet d'une exemption.
Loi sur les normes d'emploi : province ou territoire où l'employé exerce physiquement ses fonctions. Les employés relevant de la compétence fédérale sont assujettis à la partie III du Code canadien du travail. Les employés syndiqués sont assujettis aux dispositions de leur convention collective.
Formulaires d'impôt: T4 et RL-1
Taxe provinciale sur la santé : Fonds des services de santé du Québec (FSSQ)
Impôt sur le salaire : Les employés qui travaillent dans les Territoires du Nord-Ouest et/ou au Nunavut peuvent être assujettis à un impôt sur le salaire de 2 %, que l'employeur est tenu de retenir sur leur rémunération imposable. Pour plus de détails, veuillez vous référer à la ligne directrice de l'Institut intitulée « Lignes directrices des meilleures pratiques de paie relatives à la province d'emploi ».
Si vous avez besoin d'aide supplémentaire en matière de conformité à la paie pour déterminer la province d'emploi, veuillez envoyer un courriel à ligneinfo@paie.ca en indiquant votre numéro de membre.