Si votre entreprise utilise les services d’un fournisseur de services de paie, elle pourrait devoir fournir des documents et des renseignements pour permettre au fournisseur de vérifier l’identité de l’entreprise, y compris des renseignements sur les personnes qui y occupent des postes importants. Les fournisseurs de services de paie doivent respecter les exigences du Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE), car ils sont désormais considérés comme des entreprises de services monétaires (ESM).
Plus précisément, le CANAFE exige que les ESM mettent en œuvre des programmes de conformité en matière de lutte contre le blanchiment d’argent. Cette obligation comprend de « bien connaître son client », soit de vérifier l’identité des nouveaux clients et des clients existants et d’évaluer les risques associés aux transactions financières, particulièrement les risques de blanchiment d’argent et de financement d’activités terroristes. Les exigences sont normatives et comprennent les éléments ci-dessous.
Les entités publiant des rapports financiers, y compris les fournisseurs de services de paie, doivent vérifier l’identité de leurs clients (particuliers ou organisations) à l’aide des méthodes prescrites. Dans le cas d’une organisation, il peut s’agir de l’acte constitutif de la société ou de sa convention d’association. Dans le cas d’un particulier, ce pourrait être une pièce d’identité avec photo délivrée par un gouvernement, un dossier de crédit ou un processus double.
Pour les organisations clientes, les ESM doivent vérifier les bénéficiaires effectifs, c’est-à-dire les personnes qui détiennent ou contrôlent une part importante de l’organisation, les membres de la direction et les représentants autorisés.
Vous pouvez compter sur votre fournisseur de services de paie pour recueillir ces renseignements de façon sécuritaire et dans le seul but de satisfaire à ses obligations en vertu de la réglementation canadienne. Si vous avez des questions sur la sécurité des renseignements, communiquez avec votre fournisseur de services de paie.
Si vous avez des questions sur les exigences de vérification de l’identité, vous pouvez écrire au CANAFE à l’adresse information@fintrac-canafe.gc.ca.