Le contenu du site Web de l’Institut national de la paie sert uniquement à des fins d’information et de sensibilisation.
Tous les renseignements sont fournis « tels quels », c’est-à-dire sans aucune garantie quelconque; l’Institut national de la paie ne fait aucune assertion et renonce aux garanties et conditions expresses ou implicites, y compris et sans s’y limiter les représentations, les garanties ou les conditions relatives à l’exactitude, à la rapidité de diffusion, à l’état complet, à l’absence de contrefaçon, à la qualité marchande ou à la justesse pour tout but particulier. De plus, l’Institut national de la paie n’assume aucune responsabilité envers vous ou toute tierce partie des conséquences découlant d’une erreur ou d’une omission.
L’Institut national de la paie ne sera pas tenue responsable envers vous ou toute tierce partie de tout dommage découlant de ce site Web ou de son usage, y compris et sans s’y limiter toute perte de profit, de possibilités, de dommages-intérêts spéciaux ou exemplaires, de dommages accessoires, indirects ou consécutifs, même si l’Institut national de la paie est informée d’une telle possibilité.
Le site Web fournit des liens à d’autres sites sur lesquels l’Institut national de la paie n’exerce aucun pouvoir. Par conséquent, l’Institut national de la paie ne peut être et ne sera pas tenue responsable de l’exactitude, de l’état complet, de la rapidité de diffusion, de l’absence de contrefaçon, de la qualité marchande ou de la justesse pour tout but particulier de l’information obtenue par ces liens et se désavoue de toute opinion exprimée sur ces sites.
Engagement de l’Institut national de la paie envers la protection de la vie privée
À l’Institut national de la paie (l'Institut), nous tenons à protéger votre vie privée et la confidentialité de vos renseignements personnels puisque cela est au cœur de notre plan d’affaires.
La présente Politique sur la protection de la vie privée témoigne de notre engagement envers nos membres, nos étudiants, nos experts en la matière, tous les utilisateurs de nos produits ou services et tous les visiteurs de notre site Web (ou clients, car l'Institut collecte, utilise et communique des renseignements personnels de manière responsable et sécuritaire seulement à l’aide des méthodes et aux fins décrites dans cette politique. L'Instituts’engage à protéger vos renseignements personnels, à maintenir de hautes normes de confidentialité et à adopter des mesures de sécurité et une sécurité adéquate sur le plan administratif, technique et procédural. Nous tenons à faire preuve de transparence et de bienveillance concernant nos pratiques de traitement des renseignements personnels.
Nous vous encourageons à lire la Politique sur la protection de la vie privée pour que vous compreniez bien le but de la collecte, de l’utilisation, de la communication et de la protection de vos renseignements personnels et comment vous pouvez les gérer à votre gré. Quand vous nous confiez des renseignements personnels, vous consentez à leur collecte, à leur utilisation et à leur communication à l’aide des méthodes décrites dans la présente politique ou conformément aux prescriptions des lois.
De temps à autre, nous pouvons modifier la Politique de protection de la vie privée sans préavis et l’afficher sur notre site Web immédiatement. Les changements apportés à la politique sont applicables au contenu de nos dossiers et aux renseignements recueillis depuis le dernier affichage de la politique sur notre site Web.
L’Institut collecte les renseignements personnels de ses clients pour leur offrir ses produits et services.
En votre qualité de client et d’utilisateur de nos produits et services, vous nous confiez directement la majorité de vos renseignements personnels ou quelqu’un d’autre le fait en votre nom (par exemple votre employeur ou votre établissement d’enseignement), entre autres quand vous vous inscrivez à un cours, quand vous adhérez à titre de membre ou quand vous commandez une publication de l’Institut.
Selon la nature du service utilisé, nous pouvons aussi recueillir des renseignements à votre sujet auprès de tiers. Par exemple, pour satisfaire aux exigences d’accréditation de paie de l’Institut, l’Association recueille des renseignements au sujet des cours sur la paie qui ont été suivis, des exemptions aux cours obligatoires ou facultatifs, des résultats académiques et des accréditations des étudiants.
Nous recueillons les renseignements personnels de nos clients de plusieurs façons pendant la durée de leur relation avec nous. En général, nous leur offrons plusieurs modes de communication pour s’inscrire à titre de membre de l’Institut ou pour se prévaloir d’un de nos autres produits ou services : par la poste, par courriel, par téléphone, par télécopie ou par le biais de notre site Web. L’Institut protège sans délai les renseignements personnels recueillis à l’aide de ces méthodes, grâce aux mesures de sécurité et à la sécurité adéquate sur le plan administratif, technique et procédural décrites dans cette politique.
En outre, nous recueillons des renseignements sur le comportement des visiteurs du site Web de l’Institut. Pour en savoir plus à ce sujet, veuillez consulter la section « Collecte des renseignements personnels sur le site Web de l’Institut » plus loin.
Nous obtenons votre consentement préalable pour la collecte, l’utilisation et/ou la communication de vos renseignements personnels, sauf si la loi nous autorise à le faire sans votre accord.
Selon le cas et compte tenu de la nature sensible des renseignements, nous obtenons votre accord de diverses façons. Le consentement explicite peut être accordé verbalement, par écrit, électroniquement et par un geste (comme cliquer sur le bouton d’un formulaire d’abonnement électronique) ou autre. Le consentement implicite ou tacite peut être accordé à l’utilisation du produit ou lorsque vous nous contactez pour obtenir des renseignements, pour adhérer ou vous renseigner sur nos produits ou services. Lorsque vous nous confiez des renseignements personnels, vous consentez à leur collecte, à leur utilisation et à leur communication, conformément aux modalités de la présente politique, et dans la mesure où la loi le permet.
Dans certains cas, nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels sans vous en informer ni obtenir votre accord, comme dans les cas suivants :
Vous pouvez retirer votre consentement n’importe quand, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables, en donnant un avis raisonnable à l’Institut. Veuillez consulter la section « Vos choix en matière de protection de la vie privée » plus loin pour en savoir plus à ce sujet.
Par renseignements personnels, on entend tous les renseignements relatifs à un « individu identifiable » qui servent à distinguer ou à identifier une personne précise ou à communiquer avec elle. Les renseignements personnels que nous recueillons varient selon le produit ou le service demandé ou utilisé et la manière dont vous les utilisez. Les renseignements personnels que nous recueillons tombent dans l’une des catégories ci-dessous :
Les renseignements relatifs à votre identité nous aident à vous identifier et à vous reconnaître (p. ex. votre nom, date de naissance, profession, employeur et pièce d’identité émise par le gouvernement);
Les renseignements relatifs à vos coordonnées nous aident à communiquer avec vous ou à vous contacter (comme votre adresse, numéro de téléphone, courriel ou adresse électronique);
Les renseignements financiers nous aident à traiter vos transactions (p. ex., les renseignements relatifs à votre carte de crédit);
Les renseignements relatifs à vos transactions et comportements nous aident à comprendre comment vous utiliser nos différents produits ou services (comme votre historique d’achat et de paiement);
Les relations et les préférences de renseignements nous aident à mieux vous connaître, entre autres les types de produits, services ou offres susceptibles de vous intéresser (p. ex., vos préférences en matière de langue et de communication, votre emplacement, vos données démographiques et vos intérêts); et
Les renseignements éducatifs nous aident à vérifier votre niveau d’études et vos accréditations.
Nous limitons la collecte des renseignements personnels à ceux qui nous sont utiles pour atteindre les objectifs énoncés dans la section « Utilisation des renseignements personnels » ci-dessous. Tous les autres renseignements que nous souhaitons recueillir à votre sujet nous aident à définir votre profil et vos besoins pour vous offrir des produits ou services « optionnels ».
En votre qualité d’organisation membre, le principal but de la collecte, de l’utilisation et de la communication de vos renseignements personnels vise à maintenir une relation durable avec nos clients pour pouvoir leur offrir nos produits et services. Pour faciliter cet objectif, voici les raisons de la collecte, de l’utilisation et de la communication de vos renseignements personnels :
L’Institut ne vend, n’échange ni ne divulgue des listes ou les renseignements personnels de ses clients à des tiers, sauf si vous nous y autorisez.
Ainsi, par exemple, durant un congrès de l’Institut, vous pouvez compléter le formulaire de demande de renseignements d’un promoteur, lui fournir vos coordonnées et l’autoriser à vous contacter.
L’Institut est responsable des dossiers d’accréditation et il arrive que nous soyons contactés parfois pour confirmer que vous êtes titulaire d’une accréditation. Nous obtenons votre accord préalable à chaque fois.
Mais, nous pouvons aussi communiquer vos renseignements personnels à des parties externes, sans votre accord, comme nous l’expliquons ci-dessous.
Protection de vos renseignements personnels
L’Institut s’engage pleinement à protéger vos renseignements personnels et à maintenir de hautes normes de confidentialité tout en s’efforçant de maintenir des mesures de sécurité et une sécurité adéquate sur le plan administratif, technique et procédural pour prévenir l’accès, la divulgation, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisés de vos renseignements personnels.
Nous avons également pris des mesures de sécurité pour préserver l’intégrité de nos systèmes informatiques et de vos renseignements personnels afin de prévenir tout accès ou utilisation non autorisés. Ces normes et mesures de sécurité visent à s’assurer que vos renseignements personnels ne sont ni divulgués ni partagés pour des fins autres que celles qui sont visées. L’Association protège vos renseignements personnels à l’aide de mesures de sécurité qui varient selon le format, la sensibilité, l’emplacement et les installations de stockage des renseignements personnels. Ces mesures peuvent inclure l’accès sécurisé sélectif réservé aux représentants de l’Institut, le stockage des renseignements personnels chiffrés sur des ordinateurs, serveurs, fichiers ou sites protégés à l’aide d’un mot de passe et dans des classeurs fermés à clé dont l’accès physique et les installations sont sécurisés en ce qui concerne les documents physiques qui contiennent des renseignements personnels.
Pour préserver l’intégrité et la confidentialité des renseignements personnels et des données liées aux cartes de crédit que vous entrez pour un paiement en ligne, l’Institut a intégré à son serveur des mesures de sécurité et une sécurité qui répondent aux normes de l’industrie et qui sont conformes aux normes de sécurité de l’industrie des cartes de paiement. Tous les renseignements recueillis sur une page sécurisée sont chiffrés durant leur transmission au serveur sécurisé de l’Institut qui est protégé par un pare-feu mis à niveau dès que de nouveaux correctifs sont publiés.
Nous ne sauvegardons pas le numéro des cartes de crédit de nos clients dans nos bases de données électroniques.
L’Institut signe un contrat avec ses fournisseurs qui doivent s’engager à protéger vos renseignements personnels et à ne les utiliser qu’aux fins autorisées.
Nous ne divulguons que les renseignements qui peuvent être communiqués légalement.
Tous les employés de l’Institut connaissent bien toutes les procédures qu’ils doivent suivre pour protéger les renseignements des clients de l’Association. Protéger la confidentialité de vos renseignements personnels n’est pas qu’une procédure, c’est une responsabilité clé de tous les postes de l’Institut.
L’Institut mène un audit régulier de ses procédures et mesures de sécurité pour s’assurer qu’elles fonctionnent bien et qu’elles conviennent parfaitement à la nature sensible des renseignements.
La période de conservation de vos renseignements varie selon le produit ou service et le type de renseignements. Nous conservons vos renseignements seulement aussi longtemps que nous en avons raisonnablement besoin pour assurer notre service client et à des fins légales ou commerciales raisonnables. Cette période peut continuer après la fin de notre relation seulement si nous devons le faire pour pouvoir répondre ultérieurement à des questions ou à des fins légales ou réglementaires.
Quand vos renseignements personnels ne sont plus requis, nous suivons nos procédures de destruction, de suppression, d’oblitération ou de conversion pour que vos renseignements soient anonymes.
L’Institut fait tous les efforts raisonnables pour s’assurer que tous les renseignements personnels en sa possession sont toujours justes, à jour et complets, compte tenu des fins pour lesquelles ils doivent être utilisés, comme le décrit cette politique. Nous comptons sur vous pour maintenir vos renseignements personnels à jour. Vous devez donc aviser l’Institut de tous les changements à apporter à vos renseignements personnels à mesure qu’ils se produisent pour que nous puissions continuer à vous offrir un service de très haute qualité.
Nous modifions vos renseignements personnels dès que vous nous avisez d’un changement justifié. Au besoin, nous transmettons ces changements aux tiers qui détiennent également vos renseignements.
Les renseignements qui se trouvent dans des dossiers fermés ne sont ni mis à jour ni modifiés.
Accès à vos renseignements personnels
Vous avez le droit d’accéder à tous les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Les membres de l’Institut peuvent accéder à la plupart de leurs renseignements par le biais du portail des membres.
Dès réception d’une demande écrite accompagnée d’une pièce d’identité, nous vous communiquerons les renseignements personnels en notre possession, leur utilisation et la description des personnes et des organisations à qui nous avons divulgué ces renseignements.
Des frais peuvent être payables en réponse à une demande d’accès et nous vous aviserons du montant dès réception de votre demande d’accès à vos renseignements. Nous pouvons exiger un acompte sur ces frais, en tout ou en partie.
Ces renseignements sont disponibles dans les 30 jours qui suivent ou nous vous enverrons un avis écrit si nous avons besoin de plus de temps.
Dans certains cas, il se peut que nous ne puissions pas vous permettre d’accéder à certains renseignements personnels, par exemple : 1) si vous accédez aux renseignements personnels d’autres personnes puisque les renseignements personnels sont protégés par le privilège des communications entre client et avocat; 2) si les renseignements ont été recueillis aux fins d’une enquête et que leur divulgation révèlerait des renseignements commerciaux confidentiels qui pourraient nuire à la position concurrentielle de l’Institut; ou 3) si nous exerçons le privilège de procureur à l’égard des documents liés à des comptes impayés mentionnés dans nos dossiers. Il se peut aussi que la loi interdise à l’Institut de vous autoriser à accéder à certains renseignements personnels.
Si une demande d’accès est refusée, nous vous en informerons par écrit en expliquant la raison du refus et les mesures que vous pouvez prendre à cet égard.
Si vous avez des questions au sujet de nos pratiques de traitement des renseignements personnels, veuillez nous contacter après avoir consulté la section « Pour nous joindre » plus loin.
Collecte des renseignements personnels sur le site Web de l’Institut
Quand vous explorez notre site Web, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de tous les renseignements entrés dans notre site Web, comme le décrit cette politique.
L’Institut est une organisation canadienne à but non lucratif dont les membres sont surtout des professionnels de la paie canadiens, mais nous avons des membres à l’étranger. Nous sommes conscients du fait que des clients du monde entier peuvent accéder à notre site Web afin de se renseigner sur l’Institut, d’y adhérer ou de suivre des cours.
L’Association est assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du gouvernement fédéral à laquelle elle se conforme.
Si vous êtes dans l’union européenne (UE), vous devriez savoir que, par suite de la protection exhaustive des renseignements personnels offerte par la LPRPDE, la transmission au Canada de données liées aux renseignements personnels qui proviennent de l’UE est approuvée par la Directive européenne de la Commission européenne en vertu de la décision relative au niveau de protection adéquat. Même si l’Institut n’est pas assujettie directement au Règlement général sur la protection des données (RGPD), la plupart des droits qui vous sont accordés au titre du RGPD sont essentiellement les mêmes que ceux de la LPRPDE, notamment le droit de demander à accéder, corriger, modifier, rayer ou limiter l’utilisation de vos données personnelles. Veuillez consulter la section « Vos renseignements personnels à jour » et la section « Accès à vos renseignements personnels » ci-haut pour en savoir plus à ce sujet.
Si vous avez des questions au sujet de nos pratiques relatives aux renseignements personnels, veuillez nous contacter après avoir consulté la section « Pour nous joindre » plus loin.
Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels n’importe quand, sous réserve des restrictions légales, commerciales ou contractuelles applicables, si vous nous donnez un avis raisonnable de retrait.
Dès réception de votre avis de retrait de consentement, nous vous informerons des répercussions possibles de votre retrait, qui peuvent inclure l’impossibilité d’accéder à des services dont le traitement exige ces renseignements.
Pour nous joindre
Nous répondrons promptement à toutes les questions ou préoccupations au sujet de nos pratiques de traitement des renseignements personnels ou au sujet de la présente Politique sur la protection de la vie privée et nous ferons tout notre possible pour les régler. Pour ce faire, veuillez nous contacter à l’adresse suivante :
À l’attention de l’agent de protection des renseignements personnels
L’Institut national de la paie
250, rue Bloor Est, bureau 1600
Toronto (Ontario) M4W 1E6
Téléphone : (416) 487-3380
Sans frais : 1-800-387-4693
Télécopieur : (416) 487-3384
Courriel : vie_privee@paie.ca
Si nous ne pouvons répondre à votre demande à votre entière satisfaction, vous pouvez contacter le Bureau du commissaire à la protection de la vie privée du Canada durant les heures d’ouverture en appelant le : 1-800-282-1376 ou à : www.priv.gc.ca/fr/, ou encore, en écrivant à :
Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec) K1A 1H3
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Mis à jour le 21 Mars 2019