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Les 10 questions les plus posées sur la paie

Les vacances sont des temps libres auxquels tous les employés canadiens ont légalement droit. Elles sont régies par les normes d’emploi ou du travail, selon le territoire de compétence. Les normes définissent à la fois le nombre de jours de vacances et la paie de vacances. Chaque employé doit ainsi pouvoir jouir d’au moins deux semaines de vacances par année, avec continuité de rémunération.

Les vacances s’acquièrent sur une durée de 12 mois, communément appelée année de référence pour le calcul des vacances. Cette année de référence peut être l’année civile ou l’année financière de l’organisation, mais elle peut aussi débuter à la date anniversaire d’embauche de l’employé. Selon le territoire de compétence, l’employé doit prendre ses vacances dans les 4 à 12 mois suivant la fin de l’année de référence. Il incombe à l’employeur de s’assurer que les vacances prévues par la loi sont prises. Suivant un préavis adéquat, l’employeur a le droit de décider de l’horaire de vacances de ses employés. En outre, plusieurs territoires de compétence permettent le fractionnement des vacances. Les vacances peuvent être prises en un seul bloc de deux semaines, en deux blocs d’une semaine, ou même une journée à la fois dans certains territoires de compétence, comme l’Ontario, pourvu que l’employé et l’employeur y consentent par écrit. En règle générale, un employé ne peut pas renoncer à son droit au minimum de vacances prévu par la loi. Il ne peut pas non plus demander d’être compensé en argent au lieu de prendre ses vacances.

Quant à la paie de vacances, elle s’accumule durant l’année de référence, selon un pourcentage des gains ouvrant droit aux vacances. Ces gains varient d’un territoire de compétence à l’autre. Au lieu de toucher sa rémunération habituelle, l’employé touche sa paie de vacances. À la fin de l’année, l’employé qui a pris toutes ses vacances est censé avoir épuisé sa paie de vacances accumulée. Cependant, comme certains territoires de compétence acceptent d’autres types de revenus que le salaire normal en tant que gains ouvrant droit à vacances (par exemple, les heures supplémentaires et les primes d’encouragement), il se pourrait que l’employé accumule un plus gros montant de paie de vacances que ce qui lui a été remis lorsqu’il a pris ses vacances. Un rapprochement des comptes de paie de vacances s’impose donc et tout solde, le cas échéant, doit être versé à l’employé à l’intérieur des délais prévus par les lois du territoire de compétence concerné.

Ce type de rapprochement des comptes doit aussi être effectué en cas de cessation d’emploi. Le solde de la paie de vacances, le cas échéant, doit être versé à l’employé qui part. L’employeur peut aussi permettre à l’employé de prendre des vacances avant de les avoir acquises, auquel cas il est possible d’engendrer un trop-payé de vacances si l’emploi prend fin avant l’année de référence. Bien que certains territoires de compétence permettent de prélever les sommes payées en trop de la dernière paie, y compris les avances sur vacances, il est de bonne pratique d’obtenir l’autorisation de l’employé par écrit avant de procéder à de telles déductions.

Chaque territoire de compétence au Canada a ses propres règles en ce qui a trait à l’admissibilité aux jours fériés. Si l’employé satisfait aux critères d’admissibilité, il a droit aux jours fériés, qu’il soit à temps plein ou à temps partiel. Lorsque son salaire varie, chaque territoire a sa propre formule pour calculer la moyenne de salaire d’une journée de travail à verser en compensation du jour férié.

Territoire de compétence Droit à paiement si… Rémunération du jour férié et du jour chômé

Code canadien du travail, partie III

  • employé depuis au moins 30 jours
  • affecté à une opération continue, s’est présenté au travail lorsqu’il lui a été demandé de le faire
  • salaire quotidien régulier
  • si le salaire varie, 1/20e du salaire des 30 jours précédant le jour férié (opération continue)

Alberta

  • a travaillé le dernier jour normal précédant et le premier jour normal suivant le jour férié
  • a travaillé le jour férié s’il lui a été demandé de le faire
  • 5 % du salaire, de l’indemnité de jour férié et de la paie de vacances des quatre semaines précédant immédiatement le jour férié

Colombie-Britannique

  • employé depuis au moins 30 jours
  • salaire touché pour 15 de 30 derniers jours
  • salaire quotidien régulier
  • si le salaire varie, salaire quotidien moyen des 30 derniers jours (gains divisés par jours travaillés)

Manitoba

  • travaille selon l’horaire régulier avant et après le jour férié, à moins d’absence pour maladie ou avec le consentement de l’employeur
  • se présente au travail s’il s’agit d’un jour régulier de travail et qu’il est censé travailler
  • ne refuse pas de travailler le jour férié s’il lui est demandé de le faire
  • salaire quotidien régulier
  • si le salaire varie, 5 % du total du salaire, excluant les heures supplémentaires, des 4 semaines précédant immédiatement le jour férié

Nouveau-Brunswick

  • employé 90 jours depuis 12 mois
  • travaille selon l’horaire régulier avant et après le jour férié
  • se présente au travail s’il est convenu qu’il travaille le jour férié
  • n’est pas assujetti à un horaire en continu où il choisit quand travailler
  • salaire quotidien régulier
  • si le salaire varie, salaire quotidien moyen des 30 derniers jours (gains divisés par jours travaillés)

Terre-Neuve-et-Labrador

  • employé depuis au moins 30 jours
  • travaille selon l’horaire régulier avant et après le jour férié
  • salaire quotidien régulier
  • si le salaire varie, salaire quotidien moyen des 3 semaines précédant le jour férié

Territoires du Nord-Ouest et Nunavut

  • employé 30 jours depuis 12 mois
  • travaille selon l’horaire régulier avant et après le jour férié
  • se présente au travail s’il est censé travailler le jour férié
  • n’est pas en congé de maternité ou parental
  • salaire quotidien régulier
  • si le salaire varie, salaire quotidien moyen des 4 semaines précédant immédiatement le jour férié

Nouvelle-Écosse

  • touche un salaire pour 15 des 30 jours précédant le jour férié
  • travaille selon l’horaire régulier avant et après le jour férié
  • salaire quotidien régulier
  • si le salaire varie, salaire quotidien moyen des 30 derniers jours (gains divisés par jours travaillés)

Ontario

  • a travaillé le dernier quart prévu avant et le premier quart prévu suivant le jour férié
  • s’est présenté au travail s’il a accepté de travailler le jour férié
  • salaire quotidien moyen
  • si le salaire varie, salaire quotidien déterminé en divisant le salaire normal de la période de paie précédant immédiatement le jour férié par le nombre de jours travaillés

Île-du-Prince-Édouard

  • employé depuis au moins 30 jours
  • touche un salaire pour 15 des 30 jours précédant le jour férié
  • travaille les quarts réguliers prévus à l’horaire avant et après le jour férié
  • ne refuse pas de travailler le jour férié s’il lui est demandé de le faire
  • salaire quotidien régulier
  • si le salaire varie, salaire quotidien moyen des 30 derniers jours (gains divisés par jours travaillés)

Québec

  • travaille selon les quarts réguliers prévus à l’horaire avant et après jour férié, ou a une raison d’absence valable
  • salaire quotidien moyen – si le salaire varie, 1/20e du salaire gagné les 4 semaines complètes précédant le jour férié
  • si l’employé est payé à la commission, 1/60e des gains des 12 semaines complètes précédant le jour férié

Saskatchewan

  • aucune condition précisée
  • salaire quotidien régulier
  • si le salaire varie, 1/20e du salaire des 4 semaines précédant le jour férié

Yukon

  • employé depuis au moins 30 jours
  • se présente au travail s’il est censé travailler le jour férié
  • travaille selon l’horaire régulier avant et après le jour férié
  • n’était pas en congé sans solde lors des 14 jours précédant le jour férié
  • salaire quotidien régulier
  • si le salaire varie, 1/10e du salaire gagné (excluant la paie de vacances) les 2 semaines précédant immédiatement le jour férié

À compter du 1er janvier 2018

Les modifications du Code rendront la paie de vacances accessible à un plus grand nombre d’employés. Voici les changements apportés aux critères d’admissibilité :

  • l’exigence d’occuper l’emploi depuis au moins 30 jours avant le jour férié est éliminée;
  • l’exigence d’avoir travaillé le jour de la semaine où tombe le jour férié à au moins cinq reprises au cours des neuf semaines précédentes est éliminée.

La formule de calcul du salaire quotidien moyen pour un jour férié admissible est également modifiée, passant à 5 % du salaire des 4 semaines travaillées précédentes.

Tout remboursement de frais médicaux effectué par l’employeur directement à l’employé est un avantage imposable en espèces et le montant du remboursement est assujetti au Régime de pensions du Canada/Régime de rentes du Québec (RPC/RRQ), à l’assurance-emploi (AE), au Régime québécois d’assurance parentale (RQAP), ainsi qu’à l’impôt fédéral et provincial sur le revenu. Le remboursement doit aussi être déclaré à la case 14 et au code 40 du feuillet T4, ainsi qu’aux cases A et L du Relevé 1.

L’employé qui reçoit une allocation de retraite au moment de son départ à la retraite peut transférer la portion admissible de l’allocation de retraite directement dans un REER sans devoir utiliser une partie de son plafond de cotisations à un REER, tout en évitant une retenue d’impôt sur la portion transférée. Le montant admissible est calculé de la manière suivante :

  • 2 000 $ pour chaque année civile, ou partie d’une année, jusqu’à 1995 inclusivement, au cours de laquelle l’employé était au service de l’entreprise; plus
  • 1 500 $ pour chaque année, jusqu’à 1988 inclusivement, au cours de laquelle l’employeur n’offrait aucune cotisation acquise dans un régime de retraite ou un régime de participation différée aux bénéfices pour l’employé au moment de son départ.

Toute somme versée à l’employé, y compris toute partie admissible de l’allocation de retraite transférée, est évidemment assujettie aux retenues d’impôt.
Sur un Feuillet T4, le montant de l’allocation de retraite admissible est inscrit au Code 66 Allocation de retraite admissible (indépendamment de tout montant transféré libre d’impôt) et le Code 67 Allocation de retraite non admissible indique la valeur non admissible.
Dans le cas d’un employé au Québec, le montant total de l’allocation de retraite est inscrit à la case O du feuillet RL-1. De plus, le montant total est inscrit en note complémentaire comme Code RJ en bas de feuillet. Il ne faut pas inscrire les montants admissibles et non admissibles séparément sur le feuillet RL-1.
Par exemple, l’emploi d’un employé prend fin en octobre de l’année courante. L’employé avait été embauché en avril 1986 et il participe au régime de retraite de l’employeur depuis avril 1987; ses cotisations sont de 100 %. Au départ à la retraite, l’employé reçoit une allocation de 74 000 $ devant être versée dans l’année courante.

Calcul des montants admissibles et non admissibles

1986 à 1995 = 10 ans x 2 000 $/an = 20 000 $
1986 = 1 an x 1 500 $/an = 1 500 $
Admissible = 21 500 $
Non admissible (74 000 $ - 21 500 $) = 52 500 $
T4 Relevé 1
Code 66 − 21 500 Case O − 74 000, code RJ
Code 67 − 52 500

Dès la première période de paie comportant une date de paiement en 2012, il faudra retenir les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) sur les gains ouvrant droit à pension de tous les employés de 60 à 70 ans, même s’ils reçoivent une pension de retraite du RPC ou du Régime de rentes du Québec (RRQ).

Employés de 60 à 65 ans

En vertu des nouvelles règles, les employés de 60 à 65 ans qui continuent de travailler tout en recevant une pension de retraite du RPC ou du RRQ sont désormais tenus de cotiser au RPC du moment qu’ils touchent des gains ouvrant droit à pension.

Employés de 65 à 70 ans

En vertu des nouvelles règles, les employés de 65 à 70 ans qui travaillent tout en recevant une pension de retraite du RPC/RRQ sont désormais tenus de cotiser au RPC du moment qu’ils touchent des gains ouvrant droit à pension, à moins d’avoir signifié leur choix de cesser de cotiser sur le formulaire approprié et d’avoir transmis une copie de ce formulaire à l’Agence du revenu du Canada (ARC).

Les employés admissibles à cesser de cotiser au RPC doivent satisfaire à toutes les conditions suivantes :

  • avoir 65 ans et plus, mais moins de 70 ans;
  • recevoir une pension de retraite du RPC ou du RRQ;
  • avoir signifié à l’employeur leur choix de cesser de cotiser au RPC au moyen du formulaire de l’ARC CPT30 – Choix de cesser de verser des cotisations au Régime de pensions du Canada, ou révocation d’un choix antérieur (avec copie à l’ARC);

  • ne pas avoir révoqué un choix antérieur effectué au cours de la même année civile.
  • Les cotisations de l’employé et de l’employeur au RPC doivent être versées à la fréquence habituelle de versement. Autrement dit, si un employé admissible n’exerce pas son choix de cesser de cotiser, il doit continuer de cotiser et l’employeur doit cotiser l’équivalent et remettre les deux parties à l’ARC.

Remarque : Ces changements ne touchent pas les employés âgés de 70 ans et plus, ou qui sont considérés comme invalides aux termes du RPC ou du RRQ. Les cotisations au RPC cessent donc dès qu’un employé est considéré comme invalide ou dès son 70e anniversaire. De plus, ces changements ne s’appliquent pas aux employés du Québec qui sont assujettis au RRQ.

La carte-cadeau est considérée comme un cadeau ou une récompense en « quasi-espèces », autrement dit, facile à convertir en argent. Quel que soit leur montant, les cartes-cadeaux et les chèques-cadeaux sont considérés comme un revenu d’emploi assujetti à la cotisation au RPC et à l’impôt sur le revenu dans tous les territoires de compétence sauf au Québec.

Revenu Québec (RQ) permet qu’une carte-cadeau ou un chèque-cadeau soit donné à titre de cadeau ou récompense non imposable (à concurrence de l’exemption de 500 $), pourvu que le marchand soit clairement identifié sur la carte et que la raison du don soit conforme à la politique sur les cadeaux et récompenses. (Lorsqu’il s’agit d’un employé du Québec, la valeur du cadeau ou de la récompense est assujettie à l’impôt fédéral seulement.)

L’allocation de retraite, telle que définie au paragraphe 248(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu et dans la partie 1 de la Loi sur les impôts du Québec, est une somme reçue en reconnaissance de longs états de service au moment de la cessation d’emploi ou du départ à la retraite. Cette somme est souvent versée à la discrétion de l’employeur puisque la loi ne l’exige pas. On l’appelle parfois prime de départ ou prime forfaitaire. Le Folio de l’impôt sur le revenu S2-F1-C2, Allocations de retraite, de l’Agence du revenu du Canada (ARC) en offre une description technique détaillée..

L’expression « allocation de retraite » ne signifie pas nécessairement que la personne prend sa retraite. L’ARC et Revenu Québec (RQ) l’utilisent d’ailleurs pour décrire un paiement effectué à la cessation d’emploi en compensation d’une perte de fonction ou en reconnaissance des services passés.

Pour que la somme versée à la cessation d’emploi soit admise en tant qu’allocation de retraite, l’employeur doit démontrer que la relation employeur-employé a pris fin. Si l’employé qui part est censé continuer de fournir des services à l’employeur, ou s’il continue d’accumuler des droits au régime de retraite de l’employeur, la relation employeur-employé est réputée maintenue et le paiement n’est pas admis comme allocation de retraite.

Les revenus qui découlent de l’emploi régulier, comme les primes, les commissions, les heures supplémentaires accumulées, les indemnités de préavis prévues par la loi et les vacances, ne sont pas admis en tant qu’allocation de retraite. Par contre, les congés de maladie accumulés qui sont monnayés à la cessation d’emploi, les dommages versés à un employé à la suite d’un procès pour congédiement injustifié, l’indemnité de départ exigée par la Loi sur les normes d’emploi de 2000 de l’Ontario ou par la Partie III du Code canadien du travail, ainsi que l’indemnité de départ consentie à titre gracieux dans n’importe quel territoire de compétence, sont admis à titre d’allocation de retraite. Les montants qui excèdent les indemnités de préavis minimales légales peuvent être admis à titre d’allocation de retraite, à condition que la relation employeur-employé ait effectivement pris fin.

Comme le montant de l’allocation de retraite est habituellement établi à la discrétion de l’employeur, il varie d’un employé à l’autre. Le mode de paiement varie également. Par exemple, certains employeurs choisiront de verser l’allocation en un seul paiement à la cessation d’emploi, tandis que d’autres préféreront étaler le paiement sur un certain nombre de mois ou même d’années.

Les paiements admis à titre d’allocation de retraite sont imposables (selon la méthode de calcul de l’impôt sur les montants forfaitaires), mais ne sont pas assujettis au Régime de pensions du Canada/Régime de rentes du Québec (RPC/RRQ), à l’assurance-emploi (AE) ou au Régime québécois d’assurance parentale (RQAP).

Transfert du Québec à l’Ontario

Pour un employé transféré en provenance du Québec qui continue de travailler pour le même employeur sous le même numéro d’entreprise, il faut effectuer un rapprochement des cotisations au RRQ et au RPC. L’employeur doit utiliser les cotisations cumulées au RRQ pour calculer ce qu’il reste de cotisations au RPC à retenir.

L’Agence du revenu du Canada (ARC) a confirmé que la case 26 doit contenir le montant des gains ouvrant droit à pension cumulés à concurrence du maximum des gains ouvrant droit à pension, même si l’employé a cotisé au minimum le montant maximal au RRQ avant d’être transféré en dehors du Québec.

Dans le cas d’un employé transféré du Québec vers une autre région du Canada durant l’année d’imposition visée, un nouveau processus de rapprochement a été mis en place pour faire en sorte que les gains ouvrant droit à pension et les cotisations au RPC soient déclarés avec exactitude.

Le montant des cotisations cumulées de cet employé sera calculé comme suit :

Cotisations cumulées au RRQ x (taux de cotisation au RPC ÷ taux de cotisation au RRQ)

es cotisations au RPC commenceront à partir de ce montant jusqu’à l’atteinte du plafond de cotisation au RPC pour l’année ou jusqu’à la fin de l’année.

Exemple (taux de 2019) :

Un employé a cotisé 1 050,24 $ au RRQ depuis le début de l’année avant d’être transféré en Ontario.

1 050,24 $ x (5,10 ÷ 5,55) = 965,09 $

L’employé cotisera un montant maximum de 1 783,81 $ au RPC.

965,09 $ + 1 783,81 $ = 2 748,90 $

Ce nouveau processus de rapprochement est entré en vigueur le 1er janvier 2019. À compter de l’année d’imposition 2019, l’ARC s’attend à ce que les employeurs fassent de leur mieux pour s’y conformer. À compter de l’année d’imposition 2020, les employeurs doivent veiller à ce que leurs procédures et leurs systèmes de paie soient entièrement conformes.

Des précisions à cet égard se trouvent dans les publications suivantes de l’ARC :

  • T4001 Guide de l’employeur – Les retenues sur la paie et les versements
  • T4127 Formules pour le calcul des retenues sur la paie

Cotisations au RRQ – EMPLOYÉ TRANSÉRÉ AU QUÉBEC

Pour un employé transféré au Québec qui continue de travailler pour le même employeur sous le même numéro d’entreprise, il faut effectuer un rapprochement des cotisations au RPC et au RRQ.

Lorsqu’un employé est transféré au Québec en provenance d’un autre territoire de compétence, il faut tenir compte du montant qu’il a cotisé au RPC. La formule suivante s’applique :

Cotisations cumulées au RPC x facteur de pondération

Le facteur de pondération correspond au taux de cotisation au RRQ divisé par le taux de cotisation au RPC pour l’année courante, arrondi à quatre décimales près.

5,55 ÷ 5,10 = 1,0882

Le résultat de cette formule correspond au montant des cotisations cumulées de l’employé. Les cotisations au RRQ commenceront à partir de ce montant.

Exemple (taux de 2019) :

Jacques a gagné 20 000 $ au Nouveau-Brunswick et a cotisé 965,04 $ au RPC avant d’être transféré au Québec.

L’équivalent des cotisations cumulées de Jacques s’établira donc à 965,04 $ x 1,0882 = 1 050,16 $

Si ses revenus au Québec sont de 45 000 $, sa cotisation totale au RRQ s’élèvera à 1 941,29 $ pour l’année en cours.

1 050,16 $ + 1 941,29 $ = 2 991,45 $

Un employé qui aurait déjà cotisé 2 748,90 $ au RPC avant de déménager au Québec n’aurait pas à cotiser au RRQ puisqu’il aurait déjà atteint le maximum pour 2019.

Exemple :

Avant d’être transférée au Québec en octobre, Mélanie avait cotisé le maximum de 2 748,90 $ au RPC pour 2019. Elle n’aura donc pas à cotiser au RRQ pour l’année courante.

2 748,90 $ x 1,0882 = 2 991,45 $

Lorsqu’un employé a travaillé en dehors du Québec durant l’année, il doit inscrire des renseignements complémentaires sur le relevé 1 pour déclarer ses cotisations au RPC et ses gains ouvrant droit à pension antérieurs. Les renseignements complémentaires suivants doivent être inscrits dans les cases vierges :

  • B-1 : Contribution au RPC
  • G-2 : Salaire admissible au RPC

Même si la prime est versée dans le cadre d’une période de paie, il ne faut pas utiliser les tables d’impôt habituelles pour calculer l’impôt à retenir sur cette prime, sinon le montant d’impôt serait encore plus élevé. Les tables par période de paie appliquent un taux d’imposition donné en prenant pour hypothèse que l’employé gagne un salaire annuel de X étalé sur Y périodes de paie. Puisque le paiement d’une prime a pour effet d’augmenter le salaire annuel global, un taux d’imposition plus élevé doit être appliqué pour l’ensemble de l’année.

Autrement dit, l’employé qui gagne un salaire annuel de 50 000 $ et qui reçoit une prime de 10 000 $ gagne, dans les faits, un salaire annuel global de 60 000 $. C’est d’ailleurs ce dernier montant qu’il doit inscrire sur sa déclaration de revenus à la fin de l’année. Toutefois, les retenues d’impôt prélevées sur sa paie en cours d’année ont été calculées en fonction d’un salaire de 50 000 $. Lorsqu’une prime s’ajoute, le système de paie doit recalculer l’impôt en fonction du nouveau salaire global, à savoir 60 000 $, et il doit ensuite calculer la différence entre le total de l’impôt prélevé du salaire normal et le total de l’impôt à prélever sur le nouveau salaire global. Ce nouveau salaire global, rappelons-le, a augmenté de 10 000 $.

Il est fréquent que le paiement d’une prime propulse le salaire global dans une autre fourchette d’imposition. L’Agence du revenu du Canada (ARC) et Revenu Québec (RQ) exigent que l’employeur calcule la différence entre le montant effectivement calculé au taux d’imposition régulier sur 50 000 $ et le montant qui aurait été calculé au taux d’imposition régulier sur 60 000 $. C’est cette différence qui est déduite du montant de la prime.

Si d’autres primes sont versées durant l’année, l’impôt sur le revenu doit être recalculé à chaque fois et en tenant compte des primes précédentes.

La méthode de calcul de l’impôt sur les primes peut être utilisée pour n’importe quel paiement qui n’est pas un salaire normal par période de paie, par exemple, un avantage imposable découlant de l’exercice d’options sur actions, un cadeau ou une récompense imposable, ou le paiement de vacances à la cessation d’emploi.

L’employeur a pour responsabilité de préparer un RE modifié lorsque des sommes additionnelles sont versées. À la réception, Service Canada recalculera la demande de prestations d’assurance-emploi (AE) de l’employée afin de déterminer si le paiement influe sur son taux de prestation ou sa durée d’indemnisation. L’employée, pour sa part, doit déclarer tous revenus à Service Canada afin de déterminer si ces revenus affectent son admissibilité à prestation d’une semaine donnée.

Une prime touchée avant la période d’absence ne devrait pas avoir d’incidence sur le droit à prestations d’AE de l’employée, mais l’employeur doit s’attendre à ce que Service Canada lui demande de confirmer à quelle période la prime s’applique.